关于做好档案管理保密工作的思考

中国农业银行临沂分行 李秀峰

    档案作为反映事物、事件历史真相的原始材料，对于科学研究、政治决策和经济建设具有重要的参考作用。档案安全管理与保密工作十分重要，不仅直接影响到单位和个人的利益，甚至影响国家安全和社会稳定。
    一、档案涉密情况的变化
    档案的保密程度是有一定等级的，并且其密级也不是一成不变的，它会随时间的推移以及文件落实的情况变化而变化。在档案保密工作过程中，密级的变化主要包括升密、降密和解密三种形式。其中，档案升密情况一般是比较少见的，而且时间比较短，更多的是档案的降密和解密。
    通常引起档案密级变化的原因主要有几个方面：一是保密的范围发生了变化；二是密级档案的作用效果产生了变化，之前的密级文件指导作用无法满足当前的工作要求，密级文件的指导作用也就不复存在，所以密级也就随之降低或者消除；三是保密时限发生变化。
    二、档案保密工作中存在的问题
    (一)档案保密管理制度不健全。传统档案保密工作中的立卷归档方法通常采用“四分法”，这种方法容易忽略一些保密工作的影响因素，导致涉密文件与非密级文件交叉保管的情况。梳理非密级档案资料过程中，能够发现不少的涉密文件资料，而且这些涉密文件资料上往往没有与涉密文档相关的标识，这就导致档案和保密出现脱节，增加了涉密档案的管理难度，降低了涉密档案的保密性。
    (二)档案管理部门和档案保密部门的责任划分不统一。在一些单位，档案管理部门和保密部门是分设的，实际工作过程中，档案管理部门通常关心的是档案的管理和使用，而保密部门工作重点则放到了档案室管理的档案文件，特别是一些密级较高档案的安全性上，如何保证保密期限内档案文件的安全是他们最为关心的问题，这就造成了档案的管理部门和保密部门在其日常工作开展过程中存有分歧。
    (三)部分档案管理人员保密意识淡薄。近年来，各行业档案管理部门积极响应党的号召，不断提升档案资料的使用价值，档案的使用越来越频繁。但是，很多档案管理人员存在保密意识淡薄、工作责任心不强的情况，这就为档案保密工作埋下了隐患。管理人员在对外提供档案资料时，偶尔会出现泄露涉密文件资料的情况，使得涉密档案的控制管理与相关制度要求存在偏差。
    三、加强档案保密工作的有关建议
    (一)开展档案保密制度建设。要加强档案保密工作的制度化建设，规范档案保密管理，提升管理服务水平。一是建立保密工作基本制度，如《保密工作制度》《计算机安全保密制度》《档案安全保密制度》《档案保密制度》等，做到保密工作有法可依，有章可循。二是建立涉密档案查阅和处理制度，如《涉密档案查阅制度》《涉密文件管理规定》等，对档案收集归档、鉴别整理、保管保密等内容和程序进行具体规定，防止利用职权转借档案，造成档案的丢失。三是建立档案管理人员和涉密人员相关管理制度，如《涉密人员保密管理制度》《保密工作人员管理规定》《保密员岗位职责》等，进一步规范工作人员的职责。
    (二)做好档案保管过程中的保密工作。一是加强对档案库房的管理。档案库房要具有一定的独立性，确实受条件限制无法设立专门的档案室，需要将库房设立在办公楼内部时，要对门窗进行加固，要求档案库房周边无其他办公室或者阅览室，确保其独立性，并禁止其他无关人员入内。二是将档案的保管期限与保密期限进行明确划分。档案保管期限的确定应该以档案内容的指导作用为基础，根据国家相关法律法规来确定档案的保管期限。档案的保密期限则应该根据档案的影响程度来进行确认。
    (三)做好档案使用过程中的保密工作。档案在使用过程中极易因使用不当造成涉密信息的泄露，所以如何做好档案使用过程中的监督工作就显得尤为重要。一是加强档案使用中的监督工作。档案的使用过程中存在较大信息泄露风险，必须加强档案使用环节的监督力度，确保档案的保密性。首先，制定相关的监督管理制度，对档案调阅、外借等行为做出明确规定。其次，根据档案的使用对象和使用用途，对档案使用者的心理进行准确把握，进行有针对性的重点监护，确保档案在使用过程中安全可控。最后，可以通过安装网络摄像头等电子设备，对档案室进行24小时实时监控及录像，有效防止偷取信息和档案资料的行为。二是正确处理档案管理和使用之间的关系。一般情况下，档案自形成之日起，对外有相当长的一段封闭期，过了封闭期之后才会有选择地向社会开放，这就导致档案的管理和利用之前存在天然的矛盾，而且这种矛盾将贯穿于档案管理的整个过程，只有正确处理好两者的关系，才能推动档案管理工作不断向前发展。三是加强档案开放过程中的保密工作。对开放中的档案同样需要采取必要的保密措施，在对档案进行开放前，应该对其进行充分的审查，确保档案的开放不会对国家、社会造成负面影响，并对其开放的范围进行严格控制。
    (四)提高档案人员素质，加强队伍建设。档案管理工作岗位的首要职责就是确保档案资料的完整性与安全性。作为档案管理工作人员，首先要具备较强的工作责任心和较高个政治素质，能自觉抵制各种利益的诱惑，严格遵守档案保密制度的要求，严守党、国家以及单位的秘密。其次，档案专业人员还应具有过硬的专业素质，熟悉档案工作的各项法规和方针政策，熟悉档案管理各个环节的操作流程，具有把档案专业法规、政策和档案专业知识以及其他专业知识灵活运用于工作实际的专业能力。只有这样，才能在工作中不断进行自我提升，使档案管理工作能够得到更好的完善和提高，更高效地推进档案工作。